PENTINGNYA DATA DAN INFORMASI

Pendahuluan

Dalam dunia yang semakin terbuka, tuntutan terhadap pelayanan yang serba instan dari organisasi apapun terasa semakin kuat. Jika seorang mahasiswa dapat memesan tiket pesawat terbang di sebuah agen perjalanan dan mendapatkan seat untuk perjalanannya dalam waktu tak lebih dari 10 menit, maka boleh jadi diapun berharap agar dapat meminta dan mendapatkan laporan kemajuan belajarnya di fakultas/jurusannya dengan cepat pula. Staf pengajarpun barangkali berharap agar setiap saat dapat melihat jumlah kumulatif dan komposisi kum yang telah dicapai agar pada saat yang tepat dapat mengajukan kenaikan pangkatnya. Pelayanan serba cepat ini dapat terlaksanana hanya dan hanya jika seluruh data yang dibutuhkan tersebut terkumpul, tersusun, dan terorganisir dalam suatu basisdata (database) yang dapat diakses menurut keperluan kapan saja diperlukan.

Dalam dunia penelitian peran basis data ini tak kurang pentingnya. Perpustakaan boleh dibilang adalah salah satu bentuk basis data bagi keperluan penelitian. Akan tetapi, bila elemen kecepatan mulai dianggap sangat penting, maka suatu bentuk pengelolaan database penelitian tersendiri perlu disusun. Dengan tersedianya data base tersebut seorang peneliti dapat mengetahui posisinya diantara para peneliti lainnya di satu bidang, mengetahui topik-topik penelitian yang telah dikerjakan orang lain, dan lainnya tergantung kepada kelengkapan database tersebut. Tersusunnya basis data ini menjadi prasyarat bagi pengembangan sistem informasi manajemen (yang akan dibahas pada sesi berikutnya).

Di dunia industri terdapat bukti yang jelas tentang manfaat sistem informasi untuk meningkatkan keuntungan. Oleh karena itu dihipotesakan bahwa lembaga pendidikan tinggipun akan dapat meningkatkan kinerjanya bila memanfaatkan sistem informasi yang dirancang dan dilaksanakan dengan tepat.

BATASAN DATA DAN INFORMASI

Data merupakan fakta mengenai objek, orang atau entiti. Data dapat berupa kuantitatif, dan kualitatif. Data tinggi badan suatu kelompok orang merupakan data kuantitatif, sedangkan hasil pengukuran evaluasi pekerjaan atau deskripsi kerja merupakan bentuk data kualitatif. Data dikumpulkan oleh suatu lembaga dan dimanfaatkan oleh berbagai jenis pemakai dengan cara yang berbeda-beda. Gambar 1 adalah gambaran bagaimana data tersebut diperoleh, dimanfaatkan kemudian menghasilkan data kembali.

Pada umumnya data dikelola mengikuti suatu hirarki data yang terdiri dari elemen data, cantuman (record), ruas (field) dan file. Istilah-istilah ini akan dijelaskan kemudian.

Informasi merupakan hasil analisa dan sintesa data. Informasi merupakan data yang telah diorganisasikan dalam bentuk yang sesuai untuk digunakan oleh pemakai data yang sesuai, misalnya untuk jurutulis, analis, manajer dan lain-lain.

Sebelum kita mempelajari bagaimana data tersebut diorganisasikan menjadi sebuah basis data, marilah kita melihat bagaimana suatu fakta direpresentasikan dalam basis data.

Unit terkecil dari data adalah elemen data, yaitu unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi. Nama pengarang, nomor pegawai dan nomor penerbitan adalah contoh elemen data. Unit terbesar dari suatu basis data adalah cantuman (record). Cantuman terdiri dari semua elemen data yang berhubungan dengan suatu obyek atau kegiatan tertentu. Ia mengandung pengertian, bentuk, danisi dari informasi yang merupakan satu anggota dari basis data. Contoh cantuman dapat dilihat pada Gambar 2. Jadi cantuman adalah suatu unit yang utuh dari suatu basis data.

tindakan

keputusan

tindakan

pengetahuan

tindakan

informasi fakta

kumpulan data

item data

BASIS DATA

Apa yang disebut dengan basis data? Basis data merupakan koleksi data yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu alat dan cara yang memudahkan pengambilannya kembali. Basisdata terdiri dari minimum satu atau beberapa file. Contoh basis data antara lain:

  • Kumpulan nama peserta arisan
  • Kumpulan nama penghuni asrama mahasiswa
  • Daftar nama dan khasiat tanaman obat
  • Daftar merk, jenis, ukuran, dan harga sepatu di toko Bata
  • Daftar penelitian yang pernah dilakukan di suatu perguruan tinggi
  • dan lain-lain

Dalam bentuk yang lebih kongkret daftar penelitian yang pernah dilakukan oleh suatu perguruan tinggi tersebut dapat digambarkan seperti berikut:

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s